2019-12-16 Vagtplaner kræver avanceret matematik.jpg

Vagtplaner kræver avanceret matematik

Vagtplanlægning på sundhedsområdet er så kompliceret en opgave, at det har resulteret i et ph.d.-projekt på DTU. For at konstruere et optimalt system til at lægge vagtplaner er der både brug for både avanceret matematik, individuelt udviklet software og masser af samarbejde. Det var en af konklusionerne, da Welfare Tech afholdt arrangementet Smart Vagtplanlægning.

Den danske sundhedssektor er det mest komplicerede sted i verden at lægge vagtplaner for personalet. På grund af stramme overenskomster, regulativer og individuelle ønsker er det stort set umuligt for eksempelvis et plejecenter at finde et system til elektronisk vagtplanlægning, der opfylder alle ønsker.   

Med det postulat åbnede Søren Parmar-Sielemann Welfare Techs arrangement Smart Vagtplanlægning.

- Der bliver brugt enorme mængder ressourcer på at lægge vagtplaner for læger, sygeplejersker og andet personale i sundhedssektoren – det må kunne gøres smartere. Derfor samler vi nu brugere og udbydere og forskningen i et netværk for at få klarlagt området, sagde Søren Parmar-Sielemann, vicedirektør i Welfare Tech.

Matematik, software og samarbejde

Danske vagtplanssystemer kræver en matematisk tilgang, sagde Thomas Stidsen ved arrangementet. Han er lektor i operations researchpå DTU og har arbejdet med en række ph.d.-projekter inden for mandskabsplanlægning.

- Der findes mange velfungerende systemer til vagtplanlægning i andre brancher, men sundhedssektoren ER svært. Vi kan ikke bare købe et færdigt system. Men økonomiske briller er området så lille, at det er dyrt at udvikle individuelle planlægningssystemer og af den grund findes der heller ikke udenlandske løsninger, der bare kan overføres, sagde Thomas Stidsen blandt andet.

Ph.d.-projekt og 17 KPI’er

Han er i øjeblikket vejleder for ph.d.-studerende Elin Bodvarsdottir, som arbejder med projektet ’Automatiseret sygeplejerske-vagtplanlægning’ i samarbejde med Region Sjælland. Elin Bodvarsdottir har i tæt samarbejde med Region Sjælland og postdoc Niels Christian Fink Bagger udarbejdet en model, der tager højde for alle medarbejderes ønsker på en afdeling. For en plan for bare fire uger findes der mellem 4000 og 5000 variabler, så en matematisk tilgang er nødvendigt, slog Elin Bodvarsdottir fast.

- Under samarbejdet med Region Sjælland har vi helt måtte ændre vores tilgang til projektet, fordi der var så mange ønsker og parametre, vi ikke havde forudset. Hovedfokus har været på medarbejdertilfredshed, og vi har formuleret hele 17 KPI’er, forklarer Elin Bodvarsdottir.

Systemet tager hensyn til en lang række ønsker og krav, bl.a. weekendønsker, deltidsbarsel og erfaringen hos de medarbejdere, der er på vagt sammen.

Vagtplanlægningssystemet hos Region Sjælland har nu kørt et par år, og Thomas Stidsen fortæller stolt, er der hver måned kun er behov for manuelt at tilrette en håndfuld vagter. 

Populært indblik i forskningen

’Smart Vagtplanlægning’ havde deltagere fra både kommuner, hospitaler og det private erhvervsliv. Deltagerne var tilfredse med både at få ny viden fra de kommercielle leverandører og fra forskningen på DTU.

- Jeg er glad for at høre om den forskning, der er lavet på området. DTU’s resultater er vigtige at få med, og deres viden viser, hvor kompliceret et område vagtplanlægning på sundhedsområdet er, sagde Trine Ladingkaer, klinisk sygeplejespecialist fra Odense Universitetshospital.

Mie Pedersen, ass. områdeleder i Hjemmeplejen Aabenraa Kommune, har selv været med til at droppe et vagtplanlægningssystem, der ikke virkede efter hensigten.

- Jeg kender flere eksempler på systemer, som har skuffet, fordi de ikke levede op til kravene. Derfor var det interessant at høre om forskningen fra DTU, sagde Mie Pedersen.  

Behov for godt netværk

Arrangementet var første møde i Welfare Techs nye netværk ’Smart Vagtplanlægning’. Planen er at samle brugere, systemudbydere og forskningen til en række netværksmøder, hvor fokus eksempelvis vil være på medarbejderinddragelse, opgaven at håndtere stor logistik, automatisering og fremtidens medarbejdere.

Thomas Stidsen fra DTU konkluderede, at der skal minimum tre elementer til for at udvikle et optimalt system til vagtplanlægning, og derfor er et netværk fornuftigt.

- Med alle de variabler, der findes, kræver det avanceret matematik at udvikle et system. Derudover skal der bruges dygtige softwareudviklere. Men ikke mindst er der brug for store mængder data og viden om praksis, så det er umuligt at udvikle et brugbart system uden at samarbejde med brugerne. Derfor er et netværk om Smart Vagtplanlægning et godt initiativ, som DTU gerne bakker op om, sagde Thomas Stidsen.

Næste event i netværket Smart Vagtplanlægning afholdes i foråret 2020.

Læs mere om baggrunden for netværket Smart Vagtplanlægning:

 

Støttes af

Welfare Tech er medfinansieret af Uddannelses- og Forskningsministeriet og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling.

WT hjemmeside_DK_Erhvervsfremmebestyrelsen.png