2020-11-01 Ressourcer der skal tildeles implementeringsprocessen.jpg

Ressourcer der skal tildeles implementeringsprocessen

Hvilke ressourcer skal der sættes af for at sikre en succesfuld implementering? Og hvordan og hvornår skal de inkluderes i implementeringsprocessen? Læs med i femte artikel af otte – her om de ressourcer der skal tildeles en implementeringsproces.

Når der skal implementeres en ny teknologi, anbefales det, at der nedsættes et tværfagligt implementeringsteam. Teamet har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen. I denne artikel ser vi nærmere på de overvejelser det tværfaglige implementeringsteam bør gøre sig, når det stiller skarpt på de ressourcer, der skal tildeles en implementeringsproces.

I projektet DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales det tværfaglige team også som en Learning Innovation Unit (LIU).

Kompetencebehov?

Det tværfaglige implementeringsteam skal tage stilling til, hvilke kompetencer der er behov for med hensyn til produkt, help-desk og implementeringsprocessen. Findes kompetencerne i huset? Tilbyder leverandøren den service der er behov for? Eller bliver det nødvendigt at hyre eksterne konsulenter? 

Budget

Der vil som regel ligge et ramme-budget som en del af godkendelsen af indkøb og implementering af en ny teknologi. Denne ramme skal udmøntes i et detaljeret budget, som hænger nøje sammen med aktiviteterne i implementeringsplanen.

Budgettet omfatter de aktiviteter som udføres af eksterne, det tværfaglige implementeringsteam og den personalegruppe der skal arbejde med den ny teknologi. Budgettet specificerer både omkostninger og de timer medarbejderne skal bruge til at udføre de beskrevne aktiviteter.

På baggrund af det detaljerede budget skal det være muligt for hver enkelt medarbejder at vide, hvor mange timer de har til rådighed til at udføre de planlagte aktiviteter i forbindelse med implementeringen. Den tværfaglige gruppe har til ansvar at sikre at det detaljerede budget hænger sammen med implementeringsplanen - og at det har ledelsens accept.

Logistiske behov

Der skal lægges en plan for de logistiske behov der opstår i forbindelse med implementeringen. Dette omfatter små-indkøb så vel som booking af mødefaciliteter, træning og lignende. Det er i denne sammenhæng også vigtigt at sikre, at der findes et budget som omfatter en help-desk funktion, og at dette budget tager højde for ekstra bemanding i de forventede spidsbelastningsperioder.

Det tværfaglige team skal tage stilling til en detaljeret implementeringsplan for forandringsprojektet som indeholder beskrivelse, tidslinje, roller og ansvar for alle delaktiviteter inkl. træning af personalet. Implementeringsplanen bør også indeholde 1-2 tests før man ruller ud til fuld implementering. Ligeledes bør implementeringsplanen indeholde monitorering 1-2 måneder efter teknologien er fuldt implementeret i driften for at undersøge om alt er gået som forventet. Hvis ikke - hvor er forskellen? Og hvordan skal det håndteres?

Fortsat gevinstrealisering

Det tværfaglige team skal tage stilling til, hvordan man sikrer fortsat gevinstrealisering efter afsluttet implementering. Dette hænger nøje sammen med den struktur man har etableret for at sikre bæredygtig kapacitetsopbygning. Hvem har rollen med at undersøge om man kan udvide brugen af teknologien på andre arbejdsområder? Opsamle ideer fra kollegaer? Hvordan får de afleveret nye ideer til organisationen? Og er der afsat timer til denne opgave? Med andre ord - findes der et budget for at sikre et fokus på fortsat gevinstrealisering?  

Forandringskommunikation

Der skal forberedes passende kommunikation til personalet som omfatter ledelsens forventning om tidsforbrug, omkostninger, og forventet tab af effektivitet. Det personale, der berøres af implementeringen og den nye teknologi, skal forsikres om, at ledelsen ved at de skal bruge tid på oplæring og selve implementeringsprocessen og at ledelsen deraf forventer et effektivitetstab i implementeringsperioden.

- Den største udfordring i forbindelse med implementeringsprocessen er den ledelsesmæssige forankring, siger Morten Hoff, chefkonsulent i Syddansk Sundhedsinnovation. Morten har mange års erfaring med implementering af sundheds- og velfærdsteknologi fra flere kommuner og fra regionen. Teknologiimplementeringen skal være en prioritet og hænge sammen med organisationens strategi. Der skal være et budget og det skal ligge i organisationens årshjul. Med andre ord skal der være politisk og administrativt ejerskab.

På Syddansk Sundhedsinnovation arbejder man med et gevinstrealiseringsdiagram hvor man bl.a. forudsætter, at alle dele af ledelsen accepterer en naturlig nedgang i effektivitet under implementeringen.  Denne anskuelse bakkes op af Flemming Nielsen fra Guide2Know, en virksomhed, der designer og leverer digitale læringsløsninger.

- Ledelsen skal have gennemtænkt hele implementeringsforløbet og sørge for at afsætte de fornødne ressourcer før de igangsætter kapacitetsopbygning og implementeringsprocessen, siger Flemming Nielsen.  

Welfare Tech er aktivt involveret i implementering i en række samarbejdsprojekter

  • I OPIguiden findes en lang række konkret redskaber fra ide over udvikling til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.

  • I Netværket for implementering af videokonsultationer stiller deltagerne skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af video konsultationer.

  • I det internationale projekt DISH rettes fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

    Som partner har Welfare Tech her været med til at udvikle et redskab, som skal orientere det tværfaglige team der nedsættes forud for hver implementeringsproces. Redskabet kobles direkte til et on-the-job træningskoncept og et dertil hørende evalueringskoncept. De tre koncepter undergår netop nu test af 600 sundhedsprofessionelle i fem europæiske lande. Redskaberne forventes at blive tilgængelige på Welfare Techs hjemmeside efter test og tilpasning.

Foto: Karolina Grabowska/Pexels


 I en artikelserie på otte artikler sætter Welfare Tech fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering. Link til øvrige artikler:

  1. Hvordan forbereder man implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren? 
  2. Sådan sikrer en tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering
  3. Nøgleaktiviteter i forbindelse med implementeringen
  4. Nøglemedarbejdere involveret i implementeringen

 

 

Støttes af

Welfare Tech er medfinansieret af Uddannelses- og Forskningsministeriet og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling.

WT hjemmeside_DK_Erhvervsfremmebestyrelsen.png