2020-10-22 Nøgleaktiviteter i forbindelse med implementeringen.jpg

Nøgleaktiviteter i forbindelse med implementeringen

Hvilke aktiviteter er afgørende for en succesfuld implementering? Og hvordan sikrer vi, at disse aktiviteter inkluderes i implementeringsprocessen? Læs med i tredje artikel af otte – her om nøgleaktiviteterne i forbindelse med implementering.

Forud for implementering af en ny teknologi anbefales det, at der nedsættes et tværfagligt implementeringsteam. Teamet har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen. I denne artikel ser vi nærmere på helt centrale aktiviteter i forbindelse med implementeringen. Aktiviteterne kan deles op i forhold til de forberedende aktiviteter der skal foregå i det tværfaglige team og de aktiviteter der skal foregå i den personalegruppe, der kommer til at arbejde med teknologien i det daglige.

I projektet  DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales det tværfaglige team også som en Learning Innovation Unit (LIU).

Analyse af den nye teknologi

Det tværfaglige team skal sætte sig ordentligt ind i den nye teknologi; Er produktet solgt med støtte til selve implementeringen? Og hvad omfattes, kan man forudse at der bliver behov for en ekstra indsats? Har produktet en help-desk funktion? Kommer produktet med nogen form for guide-lines? Kan virksomheden også tilbyde træning af personalet?

Det tværfaglige team skal også sikre, at organisationens IT-infrastruktur er forberedt til den nye teknologi, og hvis teknologien skal tilpasses organisationen, så skal det tværfaglige team sikre at tilpasningen har fundet sted før implementeringen påbegynder. 

Analyse af arbejdsgange

Det tværfaglige team skal kortlægge, hvilke arbejdsgange der bliver påvirkede af introduktionen af den nye teknologi. Og de skal beskrive, hvordan arbejdsgangene ser ud efter implementeringen. Ligeledes skal de gå igennem alle de instruktioner der påvirkes af teknologiintroduktionen og opdatere instruktionerne, så de passer til de arbejdsgange man får, efter implementeringen er fuldført. 

Forandringsledelse og forventningsafstemning

Det er helt afgørende for en succesfuld implementering, at ledelsen tager ansvaret for introduktionen af den nye teknologi og det tværfaglige team skal sikre, at implementeringsprocessen er en prioritet for ledelsen og at der er både administrativ og politisk opbakning. Ligeledes sikres, at introduktionen af den nye teknologi bidrager til at eksekvere den overordnede strategi for organisationen, og at implementeringen passer ind i organisationens årshjul.  Det er vigtigt, at ledelsen ved hvor organisationen skal bevæge sig hen og leder i den retning. Ledelsen vil ofte være nødsaget til at acceptere et midlertidigt fald i produktivitet, og skal derfor have allokereret det fornødne budget/ressourcer til at gennemføre implementeringen.

Implementeringsplan

Den tværfaglige gruppe sikrer, at der udarbejdes en detaljeret implementeringsplan for forandringsprojektet som indeholder beskrivelse, tidslinje, roller og ansvar for alle delaktiviteter inkl. træning af personalet. Implementeringsplanen bør også indeholde 1-2 tests før man ruller ud til fuld implementering. Ligeledes bør implementeringsplanen indeholde monitorering 1-2 måneder efter at teknologien er fuldt implementeret i driften for at undersøge om alt er gået som forventet. Hvis ikke - hvor er forskellen? Og hvordan skal det håndteres?

Afmystificering

Michael Rønde direktør i Working Virtual, en konsulentvirksomhed med speciale i virtuelt samarbejde, siger at de sundhedsprofessionelle der skal arbejde med den nye teknologi skal gøres opmærksomme på at en forandring vil finde sted og at denne forandring er vigtig og relevant for organisationen. Hvad handler den nye teknologi om? Hvad er det der skal ske? Og hvordan kommer vores organisation og vores arbejdsprocesser se ud efter implementeringen? Forandringskommunikation er vigtig – og Story Telling kan også bruges som et redskab for at overbringe information om de fordele og ulemper der er ved den nye teknologi.  

On-boarding af det team der skal benytte teknologien i det daglige arbejde

Det er grundlæggende, at man forstår og tager udgangspunkt værdier og kulturer der allerede eksister i teamet. Igennem hele implementeringen bør man også sikre, at man har ”on-boardet” pragmatikerne i teamet. Det er vigtigt, at de anser implementeringen af den nye teknologi som god og fordelagtig. Fokus skal således hverken være på entusiasterne eller på konformisterne.  Der kan i en medarbejdergruppe være modstand mod forandring. Det er vigtigt, at man får identificeret opponenterne og får dem til at forstå de muligheder den nye teknologi skaber. Sundhedsekspressen, som har mange års erfaring med at facilitere teknologiimplementeringsprocesser i kommuner og på hospitaler, anbefaler at man benytter metoden motivational interview.

Hvordan skabes en bæredygtig kultur for sidemandsoplæring?

- Kompetenceudvikling skal ses som en del af gevinstrealiseringen, siger Flemming Nielsen fra Guide2Know, en virksomhed, der designer og leverer digitale læringsløsninger. Hvilken træning skal finde sted forud og under implementeringen? De sundhedsprofessionelles IT-kompetencer varierer meget og det er vigtigt at alle, inklusive ledelsesniveauet bliver trænet.

Man skal også definere et sidemandsoplærings- eller superbrugersystem, der sikrer at alt ny personale introduceres til teknologien - også efter at implementeringsprocessen er fuldført. Sidemandsoplæringen skal være robust og kunne holde til hyppige udskiftninger af personale på alle skiftehold. Om man vælger at benytte superbrugere og ambassadører afhænger af træningsstrategien – hensynet til den langsigtede bæredygtighed bør dog altid være i centrum. Det kan også overvejes om teamet kan lære fra andre teams, der allerede har implementeret den samme teknologi med succes. Det kan være fysiske eller virtuelle besøg, og det kunne også være at superbrugere eller ambassadører bliver sendt på besøg som repræsentanter for teamet.

Som en vigtig del af læringskulturen skal der også skabes rum til at teamet kan undersøge den nye teknologi. Hvordan virker alle funktionerne? – og skaber de muligheder for at benytte teknologien i nye sammenhænge som ikke allerede er forudset?  

Hvordan får man ”support”? 

Når teknologien er implementeret, skal man som sundhedsprofessionel vide, hvor man kan få hjælp når teknologien bøvler, således at man kan føle sig helt sikker på at kunne agere professionelt sammen med patienterne.   

Andre aktiviteter og initiativer omkring implementering af teknologi

  • OPIguiden består af værktøjer og cases: fra ide, udvikling, innovation til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.
  • Netværket for implementering af videokonsultationer stiller skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af videokonsultationer.
  • Det internationale projekt DISH sætter fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle, i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

Foto: You X Ventures / Unsplash


 I en artikelserie på otte artikler sætter Welfare Tech fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering. Link til øvrige artikler:

  1. Hvordan forbereder man implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren? 
  2. Sådan sikrer en tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering

 

 

Støttes af

Welfare Tech er medfinansieret af Uddannelses- og Forskningsministeriet og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling.

WT hjemmeside_DK_Erhvervsfremmebestyrelsen.png