2020-10-27 Nøglemedarbejdere involveret i implementeringen.jpg

Nøglemedarbejdere involveret i implementeringen

Hvilke medarbejdere er afgørende for en succesfuld implementering? - Og hvordan og hvornår skal de inkluderes i implementeringsprocessen? Læs med i fjerde artikel af otte – her om nøglemedarbejderne i forbindelse med implementering.

Når der skal implementeres en ny teknologi, anbefales at nedsætte et tværfagligt implementeringsteam. Teamet har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen. I denne artikel ser vi nærmere på nøglemedarbejdere og deres funktioner i forbindelse med implementeringen. Nøglemedarbejderne kan både være de der indgår i det tværfaglige team, og i den personalegruppe der kommer til at arbejde med teknologien i det daglige.

I projektet  DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales det tværfaglige team også som en Learning Innovation Unit (LIU).

Sammensætningen af det tværfaglige team

Sammensætningen af det tværfaglige team afhænger selvfølgeligt af hvilken teknologi det drejer sig om og hvilke personalegrupper der kommer til at bruge teknologien. Generisk set anbefales det at sammensætningen er følgende:

  • En leder der driver processen
  • En repræsentant fra administration /IT 
  • Repræsentanter fra de sundhedsprofessionelle (en repræsentant fra hver profession)
  • En repræsentant fra den virksomhed der levere teknologien
  • En slutbruger repræsentant (dette er ikke altid relevant)  

Roller, leverancer og kompetencer i den tværfaglige gruppe

Hver deltager i den tværfaglige gruppe skal have en klart defineret rolle. Det skal også afklare hvilke kompetencer deltageren bidrager med og hvor meget tid de har til rådighed. Deltageren skal kunne planlægge de leverancer vedkommende er ansvarlige for eller skal bidrage således at det passes ind med andre opgaver og ansvar.  

Help-desk

Den tværfaglige gruppe er ikke ansvarlig for at etablere en help-desk, men skal sikre at den findes. De skal beskrive: 

  • Samarbejdet mellem help-desk og virksomheden der levere teknologien
  • Hvilken help-desk funktion der er til rådighed for de sundhedsprofessionelle under implementeringen
  • Perioder hvor presset på help-desk må forventes at være højere og her skal de sikre at de nødvendige ressourcer er til rådighed så de kan levere service selv i peak-perioden

Superbruger-struktur

Den tværfaglige gruppe skal også tage stilling til om en superbruger-struktur skal etableres og i givet fald skal de overveje:

  • Der skal være en superbruger der repræsenter alle professioner i teamet
  • Der skal være superbrugere både på dag, aften og natte-holdet
  • Profilen for en superbruger skal ikke være teknologientusiast, men nærmere:
    • a) en person der enten ligger midt i gruppen med hensyn til digital/teknologiparathed eller
    • b) har stærke fagkompetencer eller
    • c) har gode relationer til kollegaer og ledere

Forandringskommunikation

Den tværfaglige gruppe skal forberede et diskussionsoplæg til det team der skal arbejde med teknologien. Oplægget skal blandt andet omfatte spørgsmålet om ”hvad bliver min nye rolle hvis teknologien overtager det arbejde jeg plejede at lave?” Det er vigtigt at de sundhedsprofessionelle forstår rollerne for de forskellige faggrupper i teamet både under og efter implementeringen. Her er det særligt vigtigt at der forberedes forandringskommunikation om de nye roller som de forskellige faggrupper får efter implementeringen. Hvordan vil teknologien påvirke relationen mellem de forskellige faggrupper? Hvordan vil teknologien påvirke relationen mellem de sundhedsprofessionelle og patienter/borgere? Dette kan følges op med løbende succeshistorier.  Sekoia sælger implementering og gevinstrealisering som en integreret del af deres teknologiske værditilbud. Tidligere implementeringsspecialist i Sekoia, Thea Boje Windfeldt fortæller at gevinstrealisering i høj grad handler om engagement og klare roller hos medarbejderne. Særligt superbrugerne vil efter implementering have fokus på at udvide brugen til andre områder/arbejdsgange.    

Nye kompetencer

Det kan i sig selv blive en motivationsfaktor hvis man kan beskrive hvilke nye kompetencer de sundhedsprofessionelle opnår i forbindelse med on-the-job-træning og ibrugtagningen af ny teknologi, og ligeledes kan godtgøre hvordan disse kompetencer kan valideres således at de kan vurderes i forbindelse med efteruddannelse og karriereudvikling.

Slutbrugerne

Slutbrugernes interesse og behov skal analyseres, herunder også om det er nødvendigt at lave særlige interventioner for at sikre at slutbrugernes interesser tages i betragtning gennem hele implementeringsprocessen.  

De sundhedsprofessionelle vil ofte associere sig med slutbrugerne og om nødvendigt tale for dem. De skal derfor bekræftes i at slut-brugeraspektet tages i betragtning i implementeringsprocessen.

Inddragelse af de ”berørte” medarbejdere hele vejen igennem implementeringsprocessen

Sundhedsekspressen, en konsulentvirksomhed, har i mange år har understøttet implementeringsprocesser af sundheds- og velfærdsteknologi i både kommuner og på hospitaler. De fremhæver at netop inddragelse af medarbejderne hele vejen igennem implementeringsprocessen (fra planlægning over implementering til driftning) er altafgørende for implementeringens succes.

- Der skal skabes et rum hvor medarbejderne kan bidrage og blive hørt i løbet af implementeringsprocessen, siger Else-Marie Lønvig og Lene Sjøberg fra Sundhedsekspressen.

På Sygehus Sønderjylland inddrager man, gennem afholdelse af møder før og efter træningen, de ledere og medarbejdere der skal trænes i digitale løsninger i sundhedsvæsenet.

- Inddragelsen foregår gennem ”Fælles beslutningstagen eller ”Shared Decission Making” så alle vinkler, ønsker og behov imødekommes, fortæller Trine Ungerman Fredskild, chefkonsulent og projektchef i Lærings- og Forskningshuset på Sygehus Sønderjylland.

Sundhedsekspressen har også mange års erfaringer med at bruge den evidensbaserede metode ”Motivational Interview”. Metoden er et værktøj til at sikre motivation hos medarbejderne, særligt medarbejdere der er skeptiske i forhold til en forestående forandringsproces. (Metoden er delvist udviklet af kliniske psykologer William R. Miller Stephen Rollnick).

Welfare Tech er aktivt involveret i implementering i en række samarbejdsprojekter

  • I OPIguiden findes en lang række konkret redskaber fra ide over udvikling til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.

  • I Netværket for implementering af videokonsultationer stiller deltagerne skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af video konsultationer.

  • I det internationale projekt DISH rettes fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

    Som partner har Welfare Tech her været med til at udvikle et redskab, som skal orientere det tværfaglige team der nedsættes forud for hver implementeringsproces. Redskabet kobles direkte til et on-the-job træningskoncept og et dertil hørende evalueringskoncept. De tre koncepter undergår netop nu test af 600 sundhedsprofessionelle i fem europæiske lande. Redskaberne forventes at blive tilgængelige på Welfare Techs hjemmeside efter test og tilpasning.

Foto: fauxels/Pexels


 I en artikelserie på otte artikler sætter Welfare Tech fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering. Link til øvrige artikler:

  1. Hvordan forbereder man implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren? 
  2. Sådan sikrer en tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering
  3. Nøgleaktiviteter i forbindelse med implementeringen

 

 

Støttes af

Welfare Tech er medfinansieret af Uddannelses- og Forskningsministeriet og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling.

WT hjemmeside_DK_Erhvervsfremmebestyrelsen.png